名報会会員の皆様
名報会では、名報会発足当初からの名報会会員とその現状を電子データの形で 保持しており(以下、名簿データ)、必要に応じた名簿データのエクスポートや 会員からの申し出をもととした随時更新を可能としています。 一方で、2021年現在では名古屋大学全学同窓会側において卒業生の 名簿データを電子データの形保持する体制ができており、 名報会会員から見ると、自身の名簿データを更新する時に名報会と 全学同窓会の双方に更新依頼を出さないといけない状況にあります。 この名簿データは一本化する方が望ましく、また、一本化するのであれば、 全学のフレームワーク側に一本化するのが妥当であると考えます。 個人情報である名簿データの移管については、 個人情報の保護に関する法律の第23条第5項第2号に記されているように、 「合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合」は 本人の同意無しに移管できることになっております。 しかしながら、情報倫理の観点からは、 会員に移管の同意を取った上で実施する方が好ましいため、 名報会会員が移管に同意しない意思表示を行える機会を設けた上で実施したいと考え、 2021年7月の名報会年次総会の議題として上げ、承認を得ました。
承認を得られた、全学同窓会への名簿データ移管、および、 移管に関わる同意の確認方法については、 名報会Webページで移管と同意方法を周知可能な形で一定期間提示した上で、 名報会年次総会の案内と同じ通知手法において連絡する形となっております。 移管に同意する会員については意思表示は不要ですが、 移管に同意しない会員については、名報会ページに記されている連絡先(*1)に対して、 その旨を連絡することとするものです。
周知期間は3ヶ月程度とし、周知期間内に意思表示が無い会員については、 移管に同意したものと扱います。 なお、移管に同意しない会員の名簿データは 適切な方法で廃棄し、今後維持しないことになります。
この案内は2022年1月初頭ににてWeb公開し、 2022年3月末までに意思表示をしていただくことになります。
以上、よろしくお願いします。
(*1) 名報会のページ 問い合わせ先 http://www.nuie.nagoya-u.ac.jp/meihoh/meihohkai-contact.html